Dieser Code of Conduct legt die Grundsätze fest, nach denen wir mit unseren Partnern und Lieferanten zusammenarbeiten. Wir erwarten, dass alle Unternehmen, die für uns Leistungen erbringen oder mit uns kooperieren, diese Standards einhalten und aktiv unterstützen. Transparenz, Verantwortungsbewusstsein und verlässliches Handeln bilden die Grundlage für eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit. Die folgenden Regeln gelten unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Vertragsart und dienen als verbindlicher Orientierungsrahmen.
Wir erwarten von allen Partnern und Lieferanten, dass sie sämtliche geltenden Gesetze, Verordnungen und behördlichen Vorgaben einhalten. Dies umfasst insbesondere das Handels-, Steuer-, Arbeits-, Umwelt- und Datenschutzrecht sowie die relevanten Bestimmungen des nationalen und europäischen Wirtschaftsraums. Jede Form von Rechtsverstößen, unzulässigen Absprachen oder bewusst unkorrektem Verhalten wird nicht toleriert.
Integrität und ethisches Handeln sind zentrale Bestandteile unserer Zusammenarbeit. Partner und Lieferanten führen ihre Geschäfte fair, verantwortungsbewusst und ohne unlautere Praktiken. Bestechung, Korruption, Manipulation, Täuschung oder der Versuch, Vorteile durch unangemessene Einflussnahme zu erlangen, sind ausgeschlossen. Zuwendungen dürfen nur im üblichen, angemessenen Rahmen erfolgen und niemals dazu dienen, Entscheidungen zu beeinflussen. Entscheidungen müssen stets auf nachvollziehbaren, sachlichen Kriterien beruhen.
Wir erwarten einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten, Informationen und digitalen Systemen. Partner und Lieferanten schützen vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch. Der Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO. Technische und organisatorische Maßnahmen müssen geeignet sein, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen. Informationssicherheit ist Bestandteil jedes Auftrags, unabhängig davon, ob sensible Daten verarbeitet werden oder nicht.
Ein sicherer IT-Betrieb gehört zu den Grundanforderungen unserer Kooperation. Wir erwarten von Partnern und Lieferanten, dass sie aktuelle Sicherheitsstandards einhalten, Systeme regelmäßig warten, Sicherheitsupdates zeitnah einspielen und Sicherheitslücken umgehend schließen. Der Austausch von Daten oder Zugängen erfolgt ausschließlich über sichere, dokumentierte Verfahren. Verdächtige Aktivitäten oder mögliche Sicherheitsvorfälle müssen unverzüglich gemeldet werden, damit Risiken gemeinsam bewertet und behoben werden können.
Partner und Lieferanten handeln sozial verantwortlich. Sie gewährleisten sichere Arbeitsbedingungen, respektieren die Grundsätze fairer Beschäftigung und vermeiden jede Art von Diskriminierung, Ausbeutung oder unrechtmäßiger Beschäftigung. Arbeitsschutz, angemessene Vergütung, gesetzlich geregelte Arbeitszeiten und der respektvolle Umgang mit Mitarbeitenden gehören zu den Mindeststandards. Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder vergleichbare Praktiken sind strikt ausgeschlossen.
Wir erwarten einen nachhaltigen und ressourcenschonenden Umgang mit Umwelt und Rohstoffen. Partner und Lieferanten sollen bestrebt sein, negative Auswirkungen auf Umwelt und Klima zu vermeiden, Energie und Material effizient einzusetzen und geltende umweltrechtliche Vorgaben einzuhalten. Wo möglich, sollen umweltschonende Alternativen bevorzugt werden. Nachhaltigkeit wird als fortlaufender Prozess verstanden, der stetige Verbesserungsbereitschaft erfordert.
Im Rahmen unserer Zusammenarbeit erwarten wir offene, ehrliche und sachliche Kommunikation. Informationen müssen vollständig, richtig und zeitnah bereitgestellt werden. Risiken, Verzögerungen oder relevante Änderungen sind frühzeitig mitzuteilen, damit gemeinsam geeignete Maßnahmen geplant werden können. Transparente Prozesse und eine nachvollziehbare Dokumentation schaffen Klarheit und verhindern Missverständnisse.
Interessenkonflikte müssen vermieden und offengelegt werden. Sollte ein Partner oder Lieferant in eine Situation geraten, in der persönliche, geschäftliche oder finanzielle Interessen die objektive Entscheidungsfindung beeinflussen könnten, ist dies ohne Verzögerung mitzuteilen. Entscheidungen und Handlungen müssen stets im Interesse der sachgerechten Auftragsdurchführung getroffen werden.
Wir erwarten von unseren Partnern und Lieferanten die Verpflichtung zur Qualität und zur kontinuierlichen Verbesserung. Dienstleistungen und Produkte müssen verlässlich, fachgerecht und nach anerkannten Standards erbracht werden. Abweichungen sind offen zu kommunizieren und in Zusammenarbeit zu beheben. Die Bereitschaft, Prozesse weiterzuentwickeln und aus Erfahrungen zu lernen, ist ein wesentlicher Bestandteil professioneller Zusammenarbeit.
Verstöße gegen diesen Code of Conduct werden ernst genommen. Falls Hinweise auf Fehlverhalten, Verstöße oder Unregelmäßigkeiten vorliegen, behalten wir uns vor, diese zu prüfen und erforderliche Maßnahmen einzuleiten. Dazu gehören Gespräche, Korrekturmaßnahmen oder – in schweren Fällen – die Beendigung der Zusammenarbeit. Unser Ziel ist es jedoch, gemeinsam Lösungen zu finden und nachhaltige Verbesserungen zu erreichen.
Wir betrachten diesen Code of Conduct als Bestandteil eines verantwortungsvollen Wirtschaftsverständnisses. Er schafft klare Erwartungen und fördert eine Zusammenarbeit, die von Vertrauen, Fairness und gegenseitigem Respekt geprägt ist. Wer mit uns zusammenarbeitet, trägt dazu bei, diese Werte in allen Geschäftsbeziehungen sichtbar und verbindlich umzusetzen.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Warum gibt es einen Code of Conduct für Partner und Lieferanten?
Der Code of Conduct dient als verbindlicher Orientierungsrahmen für eine verantwortungsvolle Zusammenarbeit. Er stellt sicher, dass grundlegende rechtliche, ethische und organisatorische Standards eingehalten werden und schafft Klarheit darüber, welche Erwartungen wir an unsere Partner und Lieferanten stellen. Damit wird eine verlässliche Basis für langfristige Kooperationen geschaffen.
Gilt der Code of Conduct für alle Partner und Lieferanten – unabhängig von der Unternehmensgröße?
Ja. Der Code of Conduct gilt für alle Unternehmen, die mit uns zusammenarbeiten, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Auch kleinere Betriebe sollen klare, verständliche und realisierbare Vorgaben erhalten, die sich an allgemein anerkannten Standards orientieren.
Wie wird die Einhaltung des Code of Conduct überprüft?
Wir erwarten, dass Partner und Lieferanten die Anforderungen eigenverantwortlich umsetzen. Je nach Art der Zusammenarbeit können wir Nachweise, Dokumentationen oder Zertifikate anfordern, die die Einhaltung belegen. Bei Bedarf können Gespräche, Audits oder Prüfungen erfolgen. Ziel ist es nicht, zu sanktionieren, sondern gemeinsam für Transparenz und Verbesserungen zu sorgen.
Was passiert, wenn ein Partner oder Lieferant gegen den Code of Conduct verstößt?
Verstöße werden individuell bewertet. Leichte oder einmalige Abweichungen führen in der Regel zu einem klärenden Gespräch und zu konkreten Verbesserungsschritten. Schwere oder wiederholte Verstöße können jedoch die Zusammenarbeit beeinträchtigen oder in Ausnahmefällen zu einer Beendigung führen. Im Vordergrund steht immer der Versuch, gemeinsam eine Lösung zu finden.
Wie sollen Partner mit möglichen Interessenkonflikten umgehen?
Interessenkonflikte müssen offengelegt werden, sobald sie bekannt werden. Dazu gehören Situationen, in denen persönliche, wirtschaftliche oder andere Vorteile die objektive Entscheidungsfindung beeinflussen könnten. Transparenz ermöglicht eine sachliche Bewertung und verhindert Fehlentscheidungen.
Welche Anforderungen bestehen im Bereich Informationssicherheit?
Partner und Lieferanten müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Daten und Systemen umsetzen. Dazu gehören sichere Passwortrichtlinien, regelmäßige Updates, Verschlüsselung und ein geordneter Umgang mit Sicherheitsvorfällen. Der Austausch sensibler Informationen erfolgt ausschließlich über sichere Kommunikationswege.
Wie müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im gesetzlichen Rahmen erfolgen, insbesondere nach den Vorgaben der DSGVO. Partner müssen sicherstellen, dass Daten geschützt, nur für zulässige Zwecke genutzt und nach Ablauf der Fristen gelöscht werden. Für bestimmte Tätigkeiten können zusätzliche Vereinbarungen, etwa Auftragsverarbeitungsverträge, erforderlich sein.
Gibt es Vorgaben zum Umgang mit vertraulichen Informationen?
Ja. Vertrauliche Informationen müssen geschützt, sorgfältig verarbeitet und dürfen nicht ohne Berechtigung weitergegeben werden. Dazu gehören technische Daten, Geschäftsgeheimnisse und Vertragsunterlagen. Der Schutz dieser Informationen ist unabhängig von der Vertragsdauer verpflichtend.
Welche Erwartungen bestehen im Bereich Arbeits- und Sozialstandards?
Partner und Lieferanten müssen sichere Arbeitsbedingungen, faire Vergütung und rechtskonforme Beschäftigungsverhältnisse gewährleisten. Jede Form von Diskriminierung, Ausbeutung, Kinderarbeit oder unrechtmäßiger Beschäftigung ist ausgeschlossen. Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und grundlegender Menschenrechte ist eine Mindestanforderung.
Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit?
Von Partnern und Lieferanten wird erwartet, dass sie verantwortungsvoll und ressourcenschonend handeln. Dazu gehören der effiziente Einsatz von Materialien, der sorgfältige Umgang mit Umweltressourcen und die Einhaltung umweltrechtlicher Vorgaben. Nachhaltigkeit wird als kontinuierlicher Prozess betrachtet, nicht als einmalige Maßnahme.
Wie sollen Partner kommunizieren, wenn Risiken oder Probleme auftreten?
Risiken, Verzögerungen oder relevante Änderungen müssen ohne Verzögerung kommuniziert werden. Eine frühzeitige Information hilft, operative Probleme zu vermeiden und ermöglicht eine gemeinsame Lösungsfindung. Transparente Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil einer professionellen Zusammenarbeit.
Kann der Code of Conduct an spezifische Anforderungen angepasst werden?
Ja. Bei besonderen Projekten oder branchenspezifischen Anforderungen können zusätzliche Regelungen vereinbart werden, sofern diese transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. Der Code of Conduct bildet die Basis, kann aber bei Bedarf erweitert werden.
Müssen neue Mitarbeitende oder Subunternehmer der Partner ebenfalls informiert werden?
Ja. Wir erwarten, dass Partner und Lieferanten alle Personen, die an gemeinsamen Projekten beteiligt sind, über die relevanten Anforderungen informieren. Dazu gehören auch Subunternehmer, sofern diese zugelassen und vertraglich eingebunden sind.
